• DONNER DU SENS AU SEMINAIRE
• 8 CONSEILS POUR REUSSIR UN SEMINAIRE
• LA BONNE ORGANISATION D’UN SEMINAIRE D’ENTREPRISE

DONNER DU SENS AU SÉMINAIRE

UN EXERCICE PAS SI ÉVIDENT
Très utile et incontournable pour certains, fumisterie, décalage entre les aspirations individuelles et le message général délivré durant ce «temps fort» et/ou sans effet concret dans la vie quotidienne des salariés pour d’autres, le séminaire moderne se veut dorénavant intelligent et valorisant.
Quel que soit le contenu, le lieu et le temps qu’on y passe, l’entreprise doit chercher avant tout à donner du sens au séminaire en privilégiant des groupes plus restreints et plus impliqués.
Si pour les salariés comme pour le chef d’entreprise, le séminaire joue encore à la fois le rôle de récompense, de découverte des objectifs stratégiques de l’entreprise et de moment privilégié pour se faire entendre de la hiérarchie, il devient néanmoins impératif de dépasser cet amalgame dangereux.
Comme l’indique Sandra Bellier et Hervé Laroche dans leur ouvrage Moi, manager ed. Dunod, «Les séminaires d’entreprises sont devenus surtout des lieux de contrôle social».
Aussi ne pas en accepter les codes peut être interprété comme un signe de défiance ou de mépris sachant, de surcroît que «Le contenu signale le statut des participants».

UN TEMPS FORT
Selon Eléa Canipelle, responsable chez Demos, «Partir en séminaire est une marque d’attention prodiguée par la direction même si on ne passe pas son temps à jouer au tennis» faisant ainsi que les 2 ou 3 jours consacrés à cet événement sont perçus comme étant extra ordinaire. Même avis de la part de Frérédic Adida, coach et consultant, pour qui «Cette rupture dans les habitudes transforme le séminaire en temps fort. Les messages qui y seront délivrés seront reçus avec plus d’attention par les salariés». Il est évident que le moment du séminaire apporte un puissant effet de loupe à double tranchant pour la direction comme pour les salariés. Ainsi, si le discours de la direction est parasité par une logistique défaillante ou un excès de langue de bois, il attisera le scepticisme des salariés. Pour les participants, cet exercice n’est pas non plus sans danger car il est l’occasion de se montrer, de marquer des points pour une promotion ultérieure ou, à l’inverse, de plomber durablement sa réputation. En tout état de cause, la culture de l’entreprise reste omniprésente dans la manière dont se déroule le séminaire faisant ainsi dire à Frédéric Adida qu’en matière de distance hiérarchique «Nos dirigeants français ont traditionnellement du mal à se mêler. Ils conservent costume et cravate comme s’ils risquaient de perdre une partie de leur autorité. Les étrangers et notamment les américains sont plus à l’aise.»

ETRE UN LIEU DE DIALOGUE
Pour Didier Pitelet, PDG du cabinet Guillaume Tell, «le séminaire sert à réparer quelque chose qui est en train de s’effondrer : la compréhension et la confiance entre le salarié-individu et l’entreprise». Selon lui, «les salariés ont besoin de comprendre la stratégie de l’entreprise, d’avoir le sentiment qu’ils s’inscrivent dans un mouvement». C’est la raison pour laquelle le séminaire doit évoluer en profondeur et devenir un lieu de dialogue et non pas une parenthèse plaisante destinée principalement à annoncer un nouveau positionnement ou lancer un produit. Il ne doit pas être non plus le lieu où l’on abuse du powerpoint pour montrer des chiffres, des statistiques et autres quotas ou encore pour lâcher «les fauves» dans l’action extrême ou la libation.
«Le séminaire ne doit plus être à sens unique en ne répondant pas aux interrogations profondes des salariés. Il doit s’inscrire dans la vie de l’entreprise, avoir une logique, une logistique un avant et un après. L’entreprise qui organise un séminaire doit le faire pour répondre à des questions et pas pour le simple plaisir de réunir les gens.» poursuit Didier Pitelet. Un avis confirmé par Bruno de Courrèges, fondateur du cabinet Sustainable, qui affirme qu’«un séminaire est avant tout le lieu où on peut se dire ce qu’on ne se dit pas au quotidien. Un lieu où on se livre, où on s’engage devant les autres.». Cette réflexion est également partagée par Daniel Pêcheur de chez Cenergys qui confirme que le séminaire est un moment privilégié où «on se dit les choses plus franchement, l’information circule plus vite et les liens personnels qui se sont créés perdurent après le séminaire».

REPARTIR PLUS INTELLIGENT
De l’avis des spécialistes, les conflits latents se résolvent beaucoup mieux grâce à un climat plus détendu dans lequel les participants se montrent plus authentiquement sous un jour «hors professionnel». Une nécessité d’autant plus importante que salariés et dirigeants ressentent souvent une certaine forme d’anxiété en devant se plier à la pression d’un cadre relationnel inédit, dans lequel ils ne se sentent plus vraiment protégés par les codes traditionnels de l’entreprise. En réaction, la tendance pour eux est alors de «remplir» le temps imparti par une organisation à la minute près, laissant ainsi peu de place au temps libre, lequel doit normalement faire partie intégrante du séminaire. Pourtant dans le cadre d’un bon séminaire, l’entreprise doit fournir un véritable enrichissement personnel. Si le team building culturel, sportif et/ou physique reste une expérience à pratiquer, de temps en temps, dans l’entreprise afin de souder plus étroitement les équipes, la tendance dominante est au grand calme réfléchi. Il s’agit pour chacun de repartir, non plus gavé de discours, mais plus intelligent. Le temps des dîners de gala, des soirées qui traînent en longueur, de la liberté d’action surveillée et de tout ce qui peut donner le sentiment aux participants qu’on leur en met plein la vue est désormais «out».

8 CONSEILS POUR RÉUSSIR UN SÉMINAIRE

L’OCCASION D’UN CHANGEMENT D’AIR
Préparer un séminaire suppose obligatoirement de se poser les bonnes questions et surtout écouter les individus en cherchant avant tout le bénéfice des participants, loin devant celui de l’entreprise. Il faut ensuite définir une continuité avec le retour en entreprise sous forme d’un planning précis mettant en place un calendrier d’action. Après avoir annoncé le projet durant le séminaire, il convient de préciser à quelles dates devront être franchies les différentes étapes de sa réalisation. En fait, le plus important dans l’impact global du séminaire consiste à motiver les individus au passage à l’acte en les faisant s’engager encore davantage. Le séminaire doit donc être l’occasion d’un changement d’air, d’échange sur les idées, de meilleure connaissance et intimité entre les individus, de réflexion stratégique sereine, afin que les choses bougent et que rien ne soit plus comme avant. Pour cela, l’organisateur doit déterminer quels sont les problèmes apparents et latents qui doivent être résolus, quelles sont les idées à faire sortir et quelles sont les décisions que le séminaire doit ensuite aider à prendre.

8 conseils pour réussir un bon séminaire

1. Formuler des objectifs précis
L’efficacité du séminaire repose avant tout sur la recherche de solutions opérationnelles en fonction d’objectifs initiaux précis. Pour chaque objectif, les individus doivent pouvoir exprimer librement leur imagination créatrice en sachant, au final, que chacun doit se sentir coresponsable du résultat atteint. La lucidité et le pragmatisme doivent être de mise en cherchant à atteindre un but clairement identifié et ce, d’autant plus, que le temps de réflexion est court et que les délais ultérieurs de réalisation sont serrés.

2. Proscrire des thèmes ronflants
Les séminaires organisés en temps de vaches grasses et affichant des thèmes comme «Gérer la croissance» ou «Reformuler notre stratégie» animés par des meneurs de jeu professionnels (personnalités, show-biz, journalistes, sportifs…) ne sont plus de mise en temps de vaches maigres. Non pas par manque d’efficacité de leur part ou d’honoraires trop importants mais parce que concrètement rien ne change vraiment dans les mois suivants ou alors en feu de paille.

3. Inviter d’abord ceux qui sont motivés
Un point important dans un séminaire consiste à s’assurer, en toute priorité, que ce sont bien les cadres qui font marcher le navire, les collaborateurs et collaboratrices placés en première ligne et/ou les dirigeants et managers capables de défendre les idées et/ou faire aboutir le projet en question, qui en sont les invités. Ainsi au lieu de dresser une liste limitative de participants, une administration américaine (la Monnaie) a réussi à motiver le meilleur de ses employés en leur demandant de s’inscrire eux-mêmes. Pour 25 places, elle a reçu 150 demandes de participation après avoir demandé par questionnaire «Dites-nous pourquoi et comment vous comptez exploiter ce que vous y apprendrez ?». Pour Janet Clement, responsable du développement de cette administration, «la méthode de sélection prépara les esprits. Les élus avaient l’impression de faire partie d’une élite et se sentaient chargés de représenter les absents. Ils étaient décidés à retrousser leurs manches. Tous étaient encouragés à faire preuve de créativité dans leur travail, et pas seulement les cadres sup.»

4. Favoriser les idées nouvelles
Un séminaire doit être également un lieu propice au changement et au renouveau. Le mieux pour faire émerger de réelles nouvelles idées est de sortir les participants de leur mode professionnel de référence. Il s’agit de leur proposer, sur la base d’un thème central, une approche différente par l’intermédiaire d’intervenants extérieurs à la société et/ou à la branche d’activité concernée. L’objectif est ici de rebondir sur des idées venant de l’extérieur, ou qui se pratiquent ailleurs, de manière à envisager le problème sous un angle inhabituel. A l’inverse, en imposant une recherche «créative» de manière directive celle-ci induit une forte probabilité de se tarir très rapidement faisant ensuite que les individus se ferment comme des huîtres et/ou sont frustrés.

5. Rechercher une unité de lieu avec les objectifs du séminaire
C’est une règle de base que de choisir un lieu qui rappelle les thèmes et/ou identifie les objectifs du séminaire. La forme, le décor et l’équipement d’une salle ne suffisent pas à rendre les gens participatifs. Il est impératif d’offrir un cadre global à la fois inhabituel, rassurant et dynamisant pour que l’individu ose tenter des expériences nouvelles. Celui-ci doit permettre d’encourager l’usage d’un langage verbal et non verbal non habituel afin de favoriser une plus grande liberté de discussion et d’engagement, allant bien au-delà des rôles habituels.

6. Créer un rapport direct avec la tâche à accomplir
Selon Brenda Williams «Tout ce qui se passe pendant le séminaire doit avoir un rapport direct avec la tâche à accomplir. Vous vous adressez à des gens surchargés qui ont une vie en dehors du travail. Si vous ne leur donnez pas à résoudre un problème auquel ils sont réellement confrontés dans le travail, ils auront le sentiment que vous leur volez leur temps». Il est donc important que les participants apprennent ou réalisent quelque chose de nouveau, d’utile et de différent pour eux.
Sans véritable élément de découverte et/ou de surprise, l’intérêt faiblit vite et se transforme rapidement en passivité, rumination et/ou critique. L’idéal concerne un apport directement intégrable aux tâches vécues quotidiennement sur le lieu de travail.

7. Ne pas être esclave des horaires
Durant le séminaire, le résultat effectif doit toujours primer sur l’ordre de route initial. En toute occasion, les idées doivent commander l’emploi du temps, en évitant d’être l’esclave d’un programme hyper minuté laissant ainsi peu de temps à l’improvisation créative et à la personnalisation des objectifs.
Souvent l’obsession des horaires empêche de réagir à ce qui se passe et/ou de rebondir sur un développement inattendu.
Aussi, opportuniser une idée ou une proposition impromptue peut changer tout ou partie de la donne du séminaire en lui apportant une valeur ajoutée supplémentaire.
8. Déboucher sur des résultats productifs et concrets
Pour consolider l’intérêt des participants à la pratique du séminaire, il convient d’évoquer des résultats concrets, des objectifs quantifiables et/ou démontrer les perspectives de réalisation dans un suivi adéquat.
L’objectif majeur est de prouver que le temps de chacun est, ou a été, mobilisé à bon escient. Le séminaire devient alors une référence de réussite par sa capacité à déboucher sur du concret. Au final, l’idéal est que chaque participant puisse dire que c’est l’un des meilleurs séminaires auquel il ait jamais participé !

RÈGLES NON ÉCRITES

1. Plus on s’éloigne du siège de l’entreprise moins l’ambiance sera studieuse
2. Plus on reste dans l’entreprise ou aux alentours plus l’ambiance reste sérieuse
3. Tout séminaire reste contre-productif si l’entreprise n’est pas capable de sortir de la langue de bois
4. Sans changement d’ambiance, tout séminaire ne reste qu’une longue réunion

LA BONNE ORGANISATION D’UN SÉMINAIRE D’ENTREPRISE

ETABLIR UN CAHIER DES CHARGES
Quel que soit le séminaire, il ne faut pas sous-estimer le temps nécessaire à l’organisation. Tout doit être prévu dans les moindres détails en vue d’insuffler une dynamique qui séduise constamment les participants. C’est la raison d’être du cahier des charges qui repose sur 12 postes précis.

1. Le public
Le séminaire doit être construit non pas en fonction des goûts du chef mais autour de profils types préalablement identifiés (jeunes salariés, équipe dirigeante, collaborateurs provenant de sites différents…). Sachant qu’un séminaire se mesure toujours à la satisfaction des participants mais aussi… du patron, il ne faut donc pas hésiter à connaître les attentes, les goûts et les habitudes de vie et de travail de chacun. Le premier objectif doit montrer que le séminaire n’est pas seulement une source de dépenses et que l’on ne fait pas une réunion «délocalisée» juste pour le plaisir. Pour cela, il faut être capable de tirer les éventuelles leçons du passé et démontrer en quoi il existe un vrai retour sur investissement en le faisant. Le second objectif est de ne pas essayer de contenter les uns au détriment des autres. Pour cela, il faut sonder préalablement les attentes en écoutant les remarques de tous, y compris celles émanant des fonctions internes concernées dans l’organisation.

LES TERMES UTILISÉS DANS L’ORGANISATION D’UN SÉMINAIRE

•  Journée d’études: : une salle, 2 pauses et un déjeuner.
•  Séminaire d’«incentive» : 1, 2 ou 3 journées consacrées uniquement à favoriser la motivation.
•  Séminaire semi-résidentiel : une salle, une nuit d’hôtel, 2 pauses, un déjeuner ou un dîner.
•  Séminaire résidentiel : une salle, une nuit d’hôtel, 2 pauses, un déjeuner et un dîner à multiplier par le nombre de journées prévues.
•  Team Building : activité visant à développer la cohésion et l’esprit d’équipe dans un groupe.

2. L’objectif
Il s’agit de formuler clairement le pourquoi précis du séminaire (motiver la force de vente, renforcer la cohésion d’une équipe, réunir des cadres dirigeants, réfléchir à une stratégie…). De cette clarification dépend ensuite directement le choix du lieu, le budget et l’atmosphère à créer.

3. L’atmosphère
C’est l’atout maître en matière d’âme du séminaire comme d’énergie et de motivation des participants. L’atmosphère influence directement le rythme des journées et la répartition entre le temps de travail et les pauses, aussi celle-ci doit-elle être studieuse avec une réunion formelle ou une conférence mais aussi créative avec des ateliers ou encore festive avec de l’incentive, du spectacle, des animations.

4 TECHNIQUES D’ANIMATION DANS LE SÉMINAIRE

 La conférence : la parole est donnée à un spécialiste sur un thème donné.
 La communication : des intervenants de l’entreprise prennent successivement la parole selon des angles différents : technique, commercial, marketing…
 La table ronde : l’objectif est de permettre à un petit groupe de dialoguer ensemble sur un sujet sensible en donnant à chacun la possibilité de s’exprimer.
 L’atelier : il permet d’activer l’esprit créatif d’une équipe qui a l’obligation de conclure par des propositions et des pistes de travail.

4. Le lieu
Il se définit en rapport avec l’objectif central du séminaire sachant qu’à l’évidence, les salariés affectionnent le dépaysement à condition que la qualité de l’hébergement et de la restauration suive, 2 points sur lesquels ils se montrent extrêmement sourcilleux. Selon l’avis de Frédéric Adida, coach et consultant, «Pour les salariés, le niveau de confort traduit la considération de leur employeur. Parfois , dix ans après, ils ne se souviennent que de la literie défaillante ou alors qu’ils n’ont eu droit qu’à un seul verre de vin lors du dîner». Aussi, pour créer une rupture et être momentanément coupé du monde ou favoriser la convivialité, il vaut mieux prendre le large (mer, montagne, campagne, étranger…). Pour privilégier le défoulement, l’animation en soirée et la liberté de mouvement mieux vaut alors sélectionner un site en plein cœur de ville ou aux abords. L’idéal étant d’associer à la fois le dépaysement et la richesse des activités sur place. Toutefois, plus le trajet est long ou compliqué, plus il va plomber l’emploi du temps au risque de lasser les participants. Le choix du lieu suppose donc de bien réfléchir aux moyens de transport, aux horaires à tenir et aux incidences sur le budget. Un autre paramètre associé au choix du lieu concerne le confort et la répartition des chambres. Par principe, les meilleures chambres sont toujours attribuées aux plus gradés dans la hiérarchie. La chambre pour deux est possible pour les moins de 30 ans et si l’on ne veut pas faire de jaloux entre collaborateurs, le mieux est d’opter pour une chaîne d’hôtels aux prestations standardisées.

LES 4 ERREURS À ÉVITER POUR LA SALLE DE RÉUNION

1. Retenir la salle en ne se fiant qu’au dépliant. Le mieux est de visiter les lieux afin de vérifier la qualité des installations. Dans l’impossibilité, il est nécessaire de demander un plan par fax ou un descriptif plus complet par fichier e-mail.
2. Choisir une salle sans fenêtre dont l’éclairage est au néon car cela épuise les yeux. Il faut préférer une salle avec la lumière du jour.
3. Réserver une salle trop petite ou trop grande créant des conditions imparfaites de travail.
4. Utiliser une salle avec des cloisons amovibles qui souvent mal isolées peuvent créer une gêne certaine si un autre groupe bruyant s’anime à côté.

5. Les dates
Actuellement la tendance est au séminaire de 1 à 2 jours en milieu de semaine pour la raison bien simple que les salariés n’apprécient pas de prendre sur leur temps de RTT (lundi ou vendredi) et bien entendu sur le week-end. En moyenne, il faut compter de 1,5 mois à 3 mois de préparation, voire même de 5 à 6 mois, lorsqu’il s’agit d’un événement particulièrement complexe à organiser. Alors que la saison forte s’étend du printemps jusqu’au début du mois de juillet, puis de la fin août jusqu’à novembre, il convient d’anticiper à l’avance les dates de réservation. En général, le reste de l’année est plus accessible et les prestataires plus disponibles facilitant souvent des délais plus courts et des conditions commerciales plus intéressantes.

RÉTROPLANNING TYPE DANS L’ORGANISATION D’UN SÉMINAIRE

J-90 : Rédaction d’un cahier des charges en commençant à demander plusieurs devis
J-60 : Choisir et réserver le lieu. Faire appel aux contributions en interne
J-45 : Convenir du contenu avec les animateurs et fixer l’emploi du temps
J-30 : Lancer les invitations en demandant à chacun de confirmer sa présence
J-15 : Envoyer la liste des participants à l’hôtel ou au lieu d’hébergement
J-1 : Faire le point avec les prestataires. Aller sur place pour tout vérifier

6. Le budget
Chaque poste de dépenses doit être évalué précisément et avec soin. Le mieux consiste à classer chaque poste en fonction de son importance dans le but de mieux sabrer ensuite les aspects secondaires. Il faut être attentif au moindre détail négatif affirme Mark Watkins, de Coach Omnium, car «Si le devis arrive tard, qu’il est rédigé sèchement, rempli d’erreurs sur les dates ou le nombre de personnes, c’est mauvais signe». Dans la mesure du possible, il est conseillé de faire appel aux mêmes prestataires de qualité que ceux déjà utilisés par d’autres services de l’entreprise. Le choix éventuel d’une agence spécialisée est surtout recommandé dans les cas d’urgence, lorsque l’événement est important ou, lorsque l’on a besoin d’utiliser de nombreux prestataires. En tout état de cause, il faut éviter d’opter pour des économies de bout de chandelle lesquelles, au final, se retournent inévitablement contre la direction et créent de la mauvaise humeur. C’est notamment le cas en réservant un hôtel de bas standing ou une restauration de moindre qualité.

7. Le matériel
C’est un point crucial pour la bonne organisation du séminaire. Les besoins des intervenants doivent être pris en compte en amont en interrogeant systématiquement les hôtels et les centres spécialisés dans l’organisation de réunions et séminaires sur leur proposition d’équipements. Les incontournables sont :
•  Le vidéoprojecteur et/ou rétroprojecteur (avec des ampoules de rechange)
•  Les tableaux, paper board et feutres
•  Les micros et les enceintes
•  L’ordinateur et le lecteur de CD
•  Un nombre suffisant de chaises
•  La mise à disposition de carnets et stylos sur les tables
En cas de transport à partir de l’entreprise prévoir un emballage soigné et l’existence d’une assurance bris couvrant tout le parcours.

8. Les interventions
D’après Frédéric Bedin, président de l’Association nationale des agences d’événements, «Aujourd’hui, on doit exposer en vingt minutes ce qu’on disait avant en trois quarts d’heure. Le but est d’obtenir la qualité rythmique d’un journal télévisé». De manière concrète, il convient de rechercher des intervenants dans l’entreprise, ou à l’extérieur, capables de préparer des interventions brèves et parfaitement intégrées au programme. Pour cela, il est possible de lancer un appel à contributions en interne, de désigner d’office les intervenants maison ou de faire appel à des intervenants rares par le soin d’agences spécialisées. Le réglage et la mise en scène de leur intervention sont très importants. Il faut également désigner une personne pour prendre des notes et enregistrer les interventions.

DÉCOUPAGE D’UN SÉMINAIRE TYPE

PREMIER JOUR
9h-9h30 : Accueil
9h30-9h45 : Séance d’ouverture
9h45-12h30 : Réunion
11h : Pause
12h30-14h : Déjeuner
14h-18h : Travail en ateliers
16h : Pause
18h-20h : Détente à l’hôtel
20h : Dîner

SECOND JOUR
8h30-9h : Accueil
9h-12h30 : Réunion
10h30 : Pause
12h30-14h30 : Déjeuner
15h-18h : Loisirs

9. La relation avec les prestataires
Il est recommandé de n’avoir qu’un seul interlocuteur par prestataire capable de suivre le dossier entre la première prise de contact jusqu’à la fin du séminaire. C’est à la fois un gage de rapidité dans l’intendance comme d’efficacité dans la négociation. Après avoir fait son choix, tout doit être confirmé par écrit, y compris les frais en cas d’annulation et les ristournes orales consenties, en s’assurant que les documents ont bien été reçus. Les conditions de règlement doivent être clairement précisées en fonction des usages. Par exemple : versement d’un acompte à la réservation et solde après l’événement ou paiement à l’avance pour un artiste. Dans le même temps, il est souhaitable de prévenir les autres prestataires qui n’ont pas été sélectionnés car il est toujours possible de les recontacter plus tard.

UTILISER DES PRESTATAIRES EN APPUI
Le photographe professionnel pour distribuer des souvenirs aux participants, immortaliser les interventions et créer un compte-rendu photographique de l’événement avec parution sur l’Intranet.
Le cameraman free lance en vue de réaliser une cassette vidéo mémorable du séminaire.
L’agent de sécurité destiné à surveiller le matériel de valeur, éviter les vols et autres déprédations.
Le technicien du son dont le rôle est de veiller au bon fonctionnement des micros et faire en sorte que toute la salle entende correctement.
Le voiturier (en ville) très pratique pour éviter les files d’attente et ne pas laisser les invités tourner en rond à la recherche d’une place.
Un animateur musical ou des musiciens locaux pour créer une atmosphère agréable durant le dîner.
Le souci de sécurité optimale est un état d’esprit constant chez l’organisateur en vue d’éviter des problèmes aux participants et apporter des solutions rapides et adéquates en cas de pépin.

10. Soigner les repas
La règle d’or est que les repas ne doivent jamais nuire au travail tout en restant des moments de plaisir et de décompression. Pour Frédéric Bedin «le repas est un des aspects de la considération que réclament les participants». Le choix du menu doit obligatoirement tenir compte des habitudes dominantes : qui est végétarien, qui ne mange pas de porc, qui est habitué des restaurants d’affaires, etc. Pour le déjeuner, il faut éviter l’excès d’alcool et ne prévoir pas plus d’une heure et demie, que ce soit sous forme de buffet afin de faciliter les échanges ou de tables fixes. Le soir, le repas doit devenir festif et plus copieux afin de récompenser les efforts de la journée. Un seul dîner médiocre suffit à gâcher l’impression d’ensemble que les participants gardent d’un séminaire. De la même manière les pauses, le petit-déjeuner et le goûter doivent rester légers et de qualité.

SE REDONNER RAPIDEMENT DU TONUS

Une méthode simple pour se redonner de l’énergie en cours de journée consiste à pratiquer une série de 6 petits massages sur le visage. Chaque massage, mis au point par le Dr Duforez, spécialiste du sommeil, doit durer 10 secondes maximum dans le but d’agir sur les principaux centres nerveux touchés par la trop grande concentration ou fatigue.

•  1er exercice : Pincer le haut du nez entre 2 doigts avec un mouvement de rotation, sans violence, permettant ainsi de stimuler le système nerveux.
•  2e exercice : D’une seule main, avec par exemple le pouce tournant autour de l’œil droit et l’index autour de l’oeil gauche, faire 5 fois le tour de chaque œil dans le but de relancer la circulation sanguine.
•  3e exercice : Frotter avec son doigt tendu (index) l’espace naso-labial situé entre les narines et la lèvre supérieure afin de tonifier le cœur.
•  4e exercice : Masser les joues du haut vers le bas, de l’intérieur (pommette) vers l’extérieur (oreille), de manière à détendre les maxillaires coincés par le stress et libérer ainsi de l’énergie.
•  5e exercice : Massez l’arrière des oreilles afin de libérer également de l’énergie.
•  6e exercice : Stimuler le visage en fermant les yeux et en plaçant dessus ses 2 mains dans un mouvement circulaire de haut en bas (comme pour se débarbouiller).

11. Le choix des animations
Dans le cadre d’un séminaire, les animations ne sont pas seulement des récréations et des divertissements gratuits. Elles doivent permettre de communiquer un message et d’améliorer les relations au sein de l’équipe. C’est la raison pour laquelle, il ne faut pas essayer de faire du sensationnel pour le sensationnel ou de la nouveauté pour la nouveauté, en risquant de valoriser certains participants au détriment des autres. Une bonne animation doit répondre à une problématique précise et rester valorisante. Selon Frédéric Bedin, il est clair que l’«On travaille bien avec des gens qu’on estime. Et réussir, hors du cadre du boulot, à faire quelque chose ensemble tout en s’amusant améliore la qualité du travail dès le lendemain». Aussi, les animations proposées auront davantage d’impact si elles se distinguent par leur originalité. Pour cela, le mieux est de «Proposer à vos invités quelque chose qu’ils n’auraient pas pu faire sans vous» insiste F. Bedin. «Organiser une visite de Disneyland est une idée banale, sauf si elle a lieu en dehors des heures d’ouverture !».

12. Prévoir les imprévus
Afin d’éviter les impondérables, le mieux est de les anticiper en rédigeant le déroulement du séminaire comme un scénario de film.
Pour cela, il convient de réaliser une check-list intégrant également les points suivants :

•  Gérer les détails de l’organisation
Se rendre la veille sur place pour essayer tous les équipements car on est souvent trahi par la technique. Il faut, si nécessaire, louer ou s’arranger pour disposer de la salle en fin de journée afin de la décorer, de l’agencer, pour tester le matériel et le confort des chaises, voire faire répéter les intervenants. A cette occasion, il faut également s’assurer que la salle est équipée de rideaux et d’un éclairage minimal pour que chacun puisse écrire. Il est également nécessaire de contrôler l’insonorisation en s’assurant qu’il n’existera pas d’autres groupes bruyants ou de travaux prévus ce jour là.

UTILISER LE TEMPS LIBRE

Le dosage des activités varie selon l’objectif du séminaire et le profil des participants. Actuellement les activités proposées sont moins dans une logique de dépassement de soi et d’héroïsme que dans la recherche d’animations permettant de rassembler les salariés et de les mettre en situation de réussite et de cohésion. En dehors des activités sportives et loisirs communs (golf, tennis, piscine, sauna, hammam…), il existe des animations indémodables et d’autres plus tendances.

LES ANIMATIONS INDÉMODABLES
 Les sports mécaniques sont très prisés (karting, quad, scooter des neiges ou de mer, tout-terrain). Même s’ils sont davantage réservés à un public masculin et jeune, les femmes ne disent pas non.
L’accrobranche qui consiste à effectuer des parcours accrobatiques dans la cime des arbres.
Les feux d’artifice, surtout lorsqu’ils sont aux couleurs de l’entreprise permettent de toujours étonner.
Les soirées music-hall sur place avec un invité ventriloque, artiste musicien ou humoriste.
Les descentes en rafting, sortie vélo, VTT, voile.
Les visites guidées insolites surtout la nuit, l’open bar.
Les jeux de rôle avec un animateur professionnel.

LES ANIMATIONS TENDANCES
Le high-tech avec les jeux vidéo et l’Internet offrent de nombreuses possibilités de divertissement.
Les œuvres collectives dans lesquelles on réalise, en équipe, un court-métrage sur un sujet donné ou encore, une peinture sur une toile immense dont chacun emporte un morceau ou qui sera exposée dans le hall de la société.
Les jeux de question adaptés à la culture de l’entreprise qui se jouent en groupe et ne demandent pas de grandes connaissances.
Les rallyes et les enquêtes avec jeux de piste et chasse au trésor.
Les initiations au Tai chi et autres activités de détente et relaxation
Préparer ensemble un dîner ou un gâteau sous la houlette d’un chef réputé

•  Rester ultradisponible
Selon Dominique Tissoires, auteur de Colloques, journées d’étude, séminaires… paru aux éditions du Puit Fleuri, l’organisateur doit «Le jour J rester ultradisponible et indiquer son numéro de portable sur le dossier d’accueil remis à chaque participant».
Quelques conseils pour cela :
- Garder à portée de main la liste des numéros d’urgence (médecin, police, prestataires…).
- Assurer les activités sportives et de groupe par une extension de garantie auprès de son assureur.
- Faire piloter les activités uniquement par des moniteurs diplômés.
- Pouvoir déléguer à un adjoint ou à un assistant certains points secondaires de l’organisation.
- Eviter de transporter dans le même véhicule ou de faire voyager dans le même avion tous les
membres du comité de direction.

13. Respecter le protocole
Disposer d’une liste précisant les fonctions de chacun pour savoir à qui l’on a à faire et pour mieux effectuer correctement les présentations.
A l’occasion du dîner et des tables rondes, il est nécessaire de dresser des plans de table en respectant les hiérarchies et les affinités, tout en conservant une place libre bien placée pour le passage éclair du grand patron.

14. Débriefing et après-séminaire
A la fin du séminaire, l’organisateur doit distribuer un questionnaire aux participants afin de mesurer leur taux de satisfaction et leur compréhension des différents messages.
Il s’agit ensuite de les dépouiller et de les analyser afin d’approfondir les tendances qui s’en dégagent. Dans le même temps, il faut appeler les principaux prestataires afin de faire un bref point téléphonique avec eux.
A l’issue de tout ce travail, un compte rendu est adressé à tous les participants et un courrier spécial envoyé aux intervenants avec un petit cadeau ou un souvenir.

LES RÈGLES DU SAVOIR-VIVRE EN SALLE DE SÉMINAIRE

Quel que soit le type de réunion dans le cadre du séminaire, celle-ci constitue le lieu par excellence où tout se remarque, surtout les défauts. Daniel Porot, auteur d’un guide de savoir-vivre en affaires paru aux Editions d’Organisation suggère quelques règles simples de comportement :

•  Etre à l’heure mais ne pas en profiter pour choisir une position centrale si l’on n’est pas l’animateur.
•  Ne pas se faire remarquer en arrivant en retard. Faire un petit signe de tête et s’asseoir discrètement.
•  Ne pas participer au débat tant que l’on ne sait pas précisément ce qui a été dit auparavant.
•  Se tenir correctement pendant les interventions : pas d’affaissement sur le siège, pas de petits dessins sur la feuille de notes, pas de tripotage de stylo, pas de parfum trop envahissant…
•  Proscrire le mobile qui sonne à tout bout de champ en le mettant justement sur…réunion.
•  Etre habillé de manière décontractée mais sans aucun laisser-aller

L’IMPACT DU SÉMINAIRE
C’est sur la durée que se mesure l’impact d’un séminaire. Faute de suivi, il est courant de voir les bonnes résolutions prises à la suite d’un séminaire génial faire long feu.
En règle générale, «Les managers doivent se montrer exemplaires dans l’application des conclusions sinon rien ne changera» confirme Nathalie Bouscasse, consultante à la Cegos, qui ajoute qu’«en moyenne on comptera 20% de mécontents».
Pour Romain Bureau, DG adjoint du cabinet IDRH, il faut se rappeler qu’«Un séminaire est une opportunité de visibilité qu’il ne faut pas rater. L’impression produite demeure et peut ressurgir trois mois après lors d’un comité de carrière.»