JDP N° 92 : Déménagement - Les 3 grands types de déménagement pour l'entreprise Extrait

Lorsque l'entreprise déménage

Date : 03/12/2008

Les 3 grands types de déménagement pour l’entreprise

1. LE DÉMÉNAGEMENT D’IMMEUBLE À IMMEUBLE

BIEN PRÉPARER L’OPÉRATION

Selon Serge Maginel, DG adjoint du Groupe Bourdais «Le déménagement d’une entreprise c’est comme le débarquement : ça ne s’improvise pas». Il est vrai que déménager est un événement assez exceptionnel dans la vie d’une entreprise même si, en moyenne, une PME change de locaux tous les 5 à 7 ans.

En tout état de cause, il est important que tout le personnel participe à l’organisation du transfert même si il est indispensable de confier l’organisation technique du déménagement, en interne, à un cadre suffisamment élevé dans la hiérarchie. En dehors des journées consacrées à la préparation et au déménagement proprement dit, il est également souhaitable de prévoir une bonne communication sachant que tout déménagement est vécu comme un traumatisme par les salariés.

Il convient donc de les informer bien en amont et de les associer pleinement à l’opération (journal interne, mail, réunion, visite en bus sur le nouveau site…).

La même logique doit s’appliquer si l’entreprise envisage de changer de mobilier en permettant aux salariés de donner leur avis, voire de tester les chaises et bureaux dans le cadre d’un showroom. Il ne faut pas oublier la partie «ménage» qui consiste à faire un tri entre ce qui sera transporté et ce qui doit être changé ou détruit.

En général, il est estimé à 25% le volume d’archives papier qui peuvent être jetées, hormis pour les services comptables et juridiques. Enfin, les nouveaux meubles ainsi que les accessoires doivent être livrés directement sur le nouveau site en s’attachant à rendre les lieux agréables lors du premier jour de prise de possession.

LE BON TIMING
 
J-60 : Nomination d’un responsable, information du personnel
J-45 : Etude des besoins en surface, branchements, plan d’implantation
J-30 : Lancement d’un appel d’offres auprès des déménageurs
J-10 : Commencement de l’emballage des archives, attribution d’étiquettes ou de code-barres en fonction de chaque lieu d’emménagement
J-1 :Déconnexion des postes informatiques   
J : Déménagement par des professionnels avec accès des locaux interdit aux salariés
J+1 : Raccordements téléphoniques, informatiques et ménage des nouveaux locaux   
J+2 : Ouverture des nouveaux locaux aux salariés
J+3 : Cellule de premier secours chargée d’enregistrer les réclamations et envoi d’un questionnaire de satisfaction aux salariés. Point précis sur les dommages ou les pertes constatées adressé par AR à la société de déménagement.

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