Les 3 grands types de déménagement pour l’entreprise

1. LE DÉMÉNAGEMENT D’IMMEUBLE À IMMEUBLE

BIEN PRÉPARER L’OPÉRATION

Selon Serge Maginel, DG adjoint du Groupe Bourdais «Le déménagement d’une entreprise c’est comme le débarquement : ça ne s’improvise pas». Il est vrai que déménager est un événement assez exceptionnel dans la vie d’une entreprise même si, en moyenne, une PME change de locaux tous les 5 à 7 ans.

En tout état de cause, il est important que tout le personnel participe à l’organisation du transfert même si il est indispensable de confier l’organisation technique du déménagement, en interne, à un cadre suffisamment élevé dans la hiérarchie. En dehors des journées consacrées à la préparation et au déménagement proprement dit, il est également souhaitable de prévoir une bonne communication sachant que tout déménagement est vécu comme un traumatisme par les salariés.

Il convient donc de les informer bien en amont et de les associer pleinement à l’opération (journal interne, mail, réunion, visite en bus sur le nouveau site…).

La même logique doit s’appliquer si l’entreprise envisage de changer de mobilier en permettant aux salariés de donner leur avis, voire de tester les chaises et bureaux dans le cadre d’un showroom. Il ne faut pas oublier la partie «ménage» qui consiste à faire un tri entre ce qui sera transporté et ce qui doit être changé ou détruit.

En général, il est estimé à 25% le volume d’archives papier qui peuvent être jetées, hormis pour les services comptables et juridiques. Enfin, les nouveaux meubles ainsi que les accessoires doivent être livrés directement sur le nouveau site en s’attachant à rendre les lieux agréables lors du premier jour de prise de possession.

LE BON TIMING
 
J-60 : Nomination d’un responsable, information du personnel
J-45 : Etude des besoins en surface, branchements, plan d’implantation
J-30 : Lancement d’un appel d’offres auprès des déménageurs
J-10 : Commencement de l’emballage des archives, attribution d’étiquettes ou de code-barres en fonction de chaque lieu d’emménagement
J-1 :Déconnexion des postes informatiques   
J : Déménagement par des professionnels avec accès des locaux interdit aux salariés
J+1 : Raccordements téléphoniques, informatiques et ménage des nouveaux locaux   
J+2 : Ouverture des nouveaux locaux aux salariés
J+3 : Cellule de premier secours chargée d’enregistrer les réclamations et envoi d’un questionnaire de satisfaction aux salariés. Point précis sur les dommages ou les pertes constatées adressé par AR à la société de déménagement.

LE CHOIX DU DÉMÉNAGEUR

Dans le cadre d’un déménagement classique dit «d’immeuble à immeuble», et après une première sélection de 5 à 10 entreprises de déménagement, il est nécessaire de convier celles qui sont retenues à visiter une à une les locaux actuels et futurs. Dans le même temps, il est nécessaire de vérifier si l’entreprise choisie ne pratique pas le travail au noir en vérifiant sur  le registre national du commerce si elle compte bien le nombre de salariés déclarés. Mais le mieux pour «Juger du sérieux d’un professionnel, c’est de visiter l’un de ses chantiers» recommande Philipe Wulput, président de l’AFDE (Association française du déménagement d’entreprises). De la même façon, afin d’éviter les vols «au cul du camion», il faut exiger des déménageurs qu’ils portent tous la même tenue avec la marque de leur entreprise.
D’une manière générale, il est recommandé de faire jouer la concurrence à partir d’un cahier des charges très précis. La norme AFNOR NF X 50-815 élaborée en 1998 par la profession, en partenariat avec des représentants des donneurs d’ordres (ARSEG), permet l’élaboration du cahier des charges ainsi que les solutions techniques nécessaires pour le déménagement de l’entreprise. Plus le cahier des charges est clair, plus il permet de canaliser les réponses des soumissionnaires et de faciliter, grâce à une grille d’analyse, la comparaison objective des offres.

CERTIFICATION
Les spécificités du déménagement international et du déménagement d’entreprises ont amené les professionnels de ces activités à étudier et à mettre en œuvre une démarche qualité en vue d’une certification ISO 9002 adaptée à la demande de leurs clients. En ce domaine, la profession du déménagement a fait figure de pionnière en s’engageant, dès 1989, dans la normalisation et la certification de ses services en obtenant l’homologation par l’AFNOR des normes suivantes :

- EN NF 12.522-1 et 2 : Déménagement de particuliers - Spécifications de service et mise en œuvre du service
- NF X 50-813 : Garde-meubles - Service et mise en œuvre du service
- NF X 50-815 : Déménagement d’entreprises - Aide à l’élaboration du cahier des charges et des solutions techniques
A ce jour, une cinquantaine d’entreprises en France ont obtenu la certification ISO 9001 ou 9002 pour leurs activités de déménagement.

LES BASES DU CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges permet à l’entreprise (donneur d’ordre) d’identifier et d’exprimer avec précision ses besoins. L’AFDE préconise d’intégrer les éléments suivants :

• Le descriptif et la présentation de l’entreprise et de ses locaux (visite, plans, accès…)
• La période d’exécution souhaitée (contraintes, planification…)
• L’indication de la présence d’autres corps de métier pendant l’opération de déménagement
• La nature et l’importance des biens à déménager (postes de travail, machines, archives, produits…),
• Les prestations demandées au prestataire ou prises en charge par le personnel de l’entreprise cliente (emballage, protection, déballage, débarras, etc.)
• Les prestations souhaitées en amont du déménagement (inventaires détaillés, plans d’implantation, cellule de coordination, réunions d’informations, signalétique…)
• Les exigences en matière d’encadrement et de qualification du personnel de déménagement
• Les éventuelles procédures qualité que le client entend mettre en œuvre pour le suivi et la bonne fin du déménagement.
• Les conditions d’envoi, de remise et d’appréciation des offres.
• La présentation souhaitée pour les conditions financières (prix, modalités de paiement, pénalités en cas de retard, report ou annulation…)

LE PLAN D’IMPLANTATION

Après avoir effectué un inventaire détaillé des équipements à transférer en listant, pièce par pièce, tous les matériels et volume des mobiliers, il est impératif de savoir quel sera ensuite le positionnement exact de chaque mobilier dans les nouveaux locaux. Pour cela, il est nécessaire d’effectuer un dessin précis d’implantation ou, mieux encore, utiliser un logiciel 3D. Pour le déménageur, le plan d’implantation est essentiel car cela lui permet de déposer les cartons et le matériel au bon endroit et du premier coup. Le plan doit intégrer la configuration technique des nouveaux locaux à savoir :

•  L’emplacement des prises de courant et de téléphone
•  Le dénivelé et la résistance au sol
•  L’ouverture des portes et des fenêtres
•  La circulation entre les bureaux
Le plan d’implantation doit être ensuite affiché dans les locaux habituels en considérant que les aménagements proposés sont irréversibles et que des modifications éventuelles n’interviendront qu’une fois le déménagement achevé.

Aux besoins exprimés par l’entreprise, le déménageur soumissionnaire doit répondre dans le détail en
joignant tous les renseignements et justificatifs demandés dans le cahier des charges (références, attestations, inscriptions réglementaires, etc.) et en précisant notamment :

- Le responsable technique chargé de conduire les opérations
- La planification prévue
- Les prestations proposées
- Les moyens mis en œuvre (personnel, matériel, organisation) et les solutions techniques préconisées
- L’éventuel recours à la sous-traitance
- La répartition des tâches entre l’entreprise cliente et le prestataire
- Les conditions financières
 
LES PETITS DÉTAILS QUI FONT LA DIFFÉRENCE AU MOMENT DE L’INSTALLATION

•  Vérifier dans les nouveaux locaux que tout fonctionne correctement : ascenseur, signalétique, raccordement électrique, branchements sanitaires hommes et femmes.
•  Prévoir le pire au moment de l’emménagement (sinistre, incendie, inondation…) en négociant avec l’ancien propriétaire un bail précaire gratuit de 2 semaines supplémentaires permettant, le cas échéant, de rapatrier du mobilier le temps de trouver une solution de rechange.
•  En prévision du grand nettoyage lié au déménagement comme à l’installation, prévoir une benne à ordure en contactant les mairies concernées.
•  Prévoir un parking pour garer les voitures ainsi qu’un restaurant d’entreprise à proximité
•  Laisser quartier libre à tout le personnel lors de la première matinée, de façon à ce que chacun fasse le «tour du propriétaire» et voit comment son voisin est installé.
•  Mise en place d’une cellule post-déménagement dotée d’un n° de téléphone spécifique afin de centraliser et hiérarchiser les doléances.

LE CADRE JURIDIQUE DU DÉMÉNAGEMENT

Par principe, le contrat de déménagement est soumis au régime du contrat de transport, en dehors du cas du déménagement interne. En application de l’article L 133-1 (103) du code de commerce, l’entreprise de déménagement est tenue à une obligation de résultat sachant que sa responsabilité est toujours présumée en cas de dommages, à l’exception naturellement des cas de force majeure, vices cachés ou faute du client. En plus du contrat initial, la rédaction d’une lettre de voiture de déménagement signée au départ entre les deux parties est imposée par la réglementation des transports. Ce document sert également pour la décharge à la livraison et la consignation des observations du client si un constat contradictoire de fin de travail n’est pas établi par ailleurs.
En tout état de cause, l’existence d’un contrat de transport est utile en cas de dommage afin de pouvoir engager la responsabilité de l’entreprise de déménagement. Dans cette éventualité, le client doit respecter la procédure prévue par l’article L 133-3 (105) du code de commerce  en confirmant les dommages signalés en fin de déménagement sur la lettre de voiture ou sur le constat contradictoire avec l’envoi au prestataire, dans les 72 heures suivant la livraison, d’une lettre recommandée avec AR.

VALEURS ET GARANTIES

Afin de fixer le montant de la garantie contractuelle, le client doit impérativement établir une déclaration de valeur des biens déménagés. A défaut de cette déclaration de valeur, le prestataire limitera sa responsabilité à un plafond forfaitaire fixé dans ses conditions générales de vente. Le contrat cadre en vigueur dans la profession (propre aux déménagements d’entreprises) fixe des conditions générales spécifiques de vente, lesquelles s’appliqueront en l’absence de conditions particulières négociées et ce notamment en matière de retard, de report ou d’annulation du déménagement. Aussi pour éviter de se voir opposer, en cas de dommages, une limitation de responsabilité, le client a tout intérêt à lister les valeurs déménagées, au moins pour les équipements les plus coûteux (bureaux de direction, machines, informatique…).

2. LE DÉMÉNAGEMENT INTERNE

Contrairement au déménagement classique d’immeuble à immeuble, le déménagement interne constitue une prestation de déménagement dans les locaux habituels ou dépendances du client. En cela, il relève d’un contrat de prestation de services et non d’un contrat de transport routier public de marchandises. L’entreprise doit alors veiller à ce que la mise à disposition de personnel pour le déménagement soit conforme à la législation. En effet, la loi prohibe et réprime le délit de “marchandage” (Articles L 125-1, 125-3 et 152-3 du code du travail) et interdit aux prestataires autres que les entreprises de travail temporaire “toute opération à but lucratif de fourniture de main-d’œuvre…  ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre “. Dans le cas d’une transgression, l’entreprise risque de s’exposer aux peines sévères d’amendes et/ou d’emprisonnement prévues pour le délit de marchandage qui est assimilé à du travail illégal.
C’est la raison pour laquelle le déménagement interne oblige forcément l’entreprise à recourir à l’intérim avec un appel d’offres devant impérativement faire référence à l’achat d’une prestation de service de déménagement interne. L’inspection du travail en a d’ailleurs fait une de ses priorités avec des contrôles pouvant aboutir à une mise en examen du donneur d’ordre. Pour éviter de contrevenir à ces dispositions, il est donc important de formaliser la relation contractuelle entre le prestataire de déménagement et l’entreprise cliente en établissant un contrat de service de déménagement interne. Pour cela, le donneur d’ordre a tout intérêt à se reporter au modèle mis au point par la profession et disponible auprès des entreprises membres de l’AFDE (www.demenagementdentreprises.fr). Rappelons qu’en cas de détérioration d’un bien lors d’un déménagement interne, c’est au client de prouver que le dommage est dû à une faute du professionnel.

LE PACK DE BIENVENUE

Lors de l’arrivée du personnel dans les nouveaux locaux, il est normal que celui-ci soit porté à la critique. Aussi, afin de faciliter cette transition, il est vivement conseillé de lui offrir un pack de bienvenue comprenant :
• Un mot du président remerciant les salariés pour leur participation.
• L’accueil individuel le matin par le président lui-même ou un cadre haut gradé.
• Un bouquet de fleurs ou un soliflore pour chacune des salariées.
• Un guide du quartier recensant les moyens de transport, les restaurants, les commerces, les services et les organismes publics les plus proches.
• Un livret maison détaillant le fonctionnement du courrier, du parking, de la cafétéria, la liste des postes téléphoniques, les consignes de sécurité…
• Un petit souvenir de type stylo, briquet, porte-clés, sous-main ou porte-document mentionnant la date du déménagement.

3. LE DÉMÉNAGEMENT À L’ETRANGER

De manière identique au déménagement d’immeuble à immeuble, le fait d’acheminer ses biens à l’étranger ne s’improvise pas. Pour cela, il est recommandé de faire appel à un déménageur spécialiste de l’international selon une procédure proposée par l’AFDI (Association française des déménageurs internationaux) qui repose sur 9 étapes :

1. Déplacement sur place d’un conseiller en déménagement, après une première sélection, afin d’évaluer sur le lieu de départ le volume à expédier, dresser la liste des objets nécessitant des précautions particulières, identifier le conditionnement à mettre en oeuvre et préciser ce qui restera le cas échéant en garde-meubles.
2. Mention sur le devis du lieu d’enlèvement et de livraison, les dates d’exécution, le volume du mobilier, sa valeur, le type de prestation en fonction du mode d’acheminement (aérien, maritime, routier), les services au départ et à l’arrivée ainsi que naturellement le coût détaillé de la prestation.
3. Proposition d’une “assurance dommages” destinée à garantir le mobilier pour l’ensemble des opérations effectuées du domicile de départ au domicile d’arrivée. Un certificat d’assurances attestant de cette couverture doit être remis à l’entreprise.
4. Etablissement d’une déclaration de valeur globale et individuelle des biens et des mobiliers sachant que la valorisation de cet inventaire est importante en cas de dommages. En effet, dans ce cas, la réparation du préjudice par la compagnie d’assurances est calculée en fonction directe des valeurs d’indemnisation stipulées.
5. Engagement mutuel des parties dès que le devis est signé.
6. Versement d’arrhes à la commande avec règlement du solde avant le départ du mobilier.
7. Etablissement par le déménageur, au moment du chargement, d’une liste de colisage détaillant le contenu des cartons et des colis. Cette liste permet ensuite de vérifier que tout le mobilier à transporter est bien arrivé à destination dans les locaux.
8. Signature d’une “lettre de voiture de déménagement” avant le chargement et à l’arrivée précisant les conditions générales de transport.
9. A la suite de la livraison, nécessité d’émettre des réserves précises et détaillées en cas d’avaries ou de manquants sur le bulletin de livraison remis par le correspondant. Pour cela, il est nécessaire de respecter scrupuleusement la procédure à suivre indiquée dans les conditions générales de vente ou sur le certificat d’assurances.