Le télétravail de plus en plus dans l’air du temps
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Le télétravail de plus en plus dans l’air du temps

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> Organiser le télétravail dans l’entreprise

> Les avantages et les inconvénients du télétravail

> Le management à distance

> Télétravail et sécurité informatique

 

Le concept de télétravail est intimement lié à l’évolution des nouvelles technologies. Le code du travail définit d’ailleurs les contours du dispositif en se référant aux NTIC : « Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information… ». En même temps, le télétravail permet de résoudre des problèmes de transport, d’espace de travail et de contraintes familiales. Selon le Think Thank Fondation Concorde, près de 25% des actifs français seraient éligibles au télétravail soit près de 6,7 millions de travailleurs.

Rappelons que le télétravail repose sur deux grands principes : le bi-volontariat et la réversibilité. On distingue :

Le télétravail total : le salarié ne vient dans l’entreprise que pour des réunions ou des besoins ponctuels ;

Le télétravail en alternance ou pendulaire : le salarié réalise ses heures de travail en alternance entre son domicile et l’entreprise : 3 jours par semaine ou 1 semaine sur 2 par exemple.  

 

ORGANISER LE TÉLÉTRAVAIL DANS L’ENTREPRISE

RÉCENT ASSOUPLISSEMENT DES RÈGLES

L’ordonnance du 23 septembre 2017 relative à la « Prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail » a largement assoupli les conditions de mise en oeuvre du télétravail. Ainsi, il n’est plus nécessaire que cette possibilité soit inscrite dans le contrat de travail du salarié. Un accord d’entreprise, une charte « télétravail » élaboré par l’employeur ou une convention de branche stipulant les catégories de personnes ou les types de poste concernés par le télétravail suffisent pour valider sa mise en oeuvre dans l’établissement.

Ce n’est que si l’une de ces trois conditions fait défaut que le télétravail doit faire l’objet d’un accord écrit entre l’employeur et le salarié concerné. Un avenant au contrat peut s’avérer utile mais un échange de courrier s’avère suffisant. Si l’aménagement en télétravail est ponctuel, un simple accord par courriel peut même suffire.

Juridiquement, c’est donc la négociation collective qui prédomine et qui remplace la négociation individuelle et contractuelle.

Par ailleurs, dans la nouvelle ordonnance, le temps limite du télétravail occasionnel n’est pas précisé et la notion de régularité a disparu ouvrant la porte à du télétravail ponctuel.

Des conséquences immédiates

L’ordonnance Macron octroie un droit nouveau au salarié et met le télétravail au centre de possibles négociations dans l’entreprise. En effet, désormais « Pour faire face à des contraintes personnelles, tout salarié qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail dans les conditions prévues par accord collectif ou, à défaut par la charte, peut demander à son employeur le bénéfice du télétravail. » Si bien que l’employeur qui refuse d’accorder la mise en oeuvre d’un poste éligible au dispositif devra motiver sa réponse à son salarié.

En revanche, le refus pour un salarié d’accepter de télétravailler à la demande de l’employeur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail et ne peut être sanctionné.

LE TÉLÉTRAVAIL POUR QUI ?

• En théorie, toutes les catégories professionnelles peuvent bénéficier du télétravail, y compris dans la fonction publique (hors militaires).

• Certains employeurs proposent de mettre en place le télétravail pour certaines catégories de personnels : les seniors, les personnes en situation de handicap ou en mi-temps thérapeutique, ou qui subissent un évènement familial particulier.

• Le télétravail ponctuel peut également être envisagé en cas de situation d’urgence : sinistre dans l’entreprise, attentats, pic de pollution, catastrophe naturelle, épidémie, grève de transports…

LE TÉLÉTRAVAIL OÙ ?

Si le domicile est souvent le lieu où s’effectue le télétravail, on observe aujourd’hui la multiplication de tiers-lieux d’accueil tels que les espaces de coworking ou les télécentres.

A domicile : la nouvelle ordonnance prévoit que les coûts relatifs à l’exercice de la mission ne dépendent plus forcément de l’employeur.

Concrètement : matériels, logiciels, abonnements, maintenance reviennent à la charge de l’employé… sauf si l’accord collectif ou la charte élaborée par l’employeur prévoit des clauses particulières à ce sujet. En revanche, une indemnité d’occupation du domicile peut être servie par l’employeur si une partie du logement du télétravailleur est transformée en bureau.

Au sein de centre d’affaires, traditionnellement installés dans les quartiers d’affaires ou en centres-villes. Ces pôles proposent des bureaux équipés et des salles de réunion, mais aussi des services de domiciliation, d’accueil téléphonique et de secrétariat.

Dans le cadre de télécentres, souvent implantés en zones péri-urbaines ou rurales. Ces sites de bureaux partagés hébergent surtout des télétravailleurs permanents.

En espaces de coworking ou d’ateliers partagés, en général urbains, qui sont portés par une communauté d’auto-entrepreneurs, de freelances et de startups.

 

LE TÉLÉTRAVAIL SÉDUIT LES SALARIÉS

Aujourd’hui en France, environ 6% des salariés effectuent du télétravail dans un cadre formalisé par un avenant au contrat de travail. Toutefois, le dispositif serait en réalité beaucoup plus répandu mais de manière non contractualisée.

Selon une enquête réalisée fin 2017 par Malakoff Méderic, 56% des salariés aimeraient pouvoir bénéficier du télétravail si leur entreprise le proposait. Surtout les cadres (68%), les trentenaires (63%), les femmes (61%) ou encore les Franciliens (69%).

Sans surprise, les télétravailleurs actuels sont majoritairement issus des métiers des services ou de l’informatique tandis que le secteur industriel est très peu représenté.

 

LES AVANTAGES ET LES INCONVÉNIENTS DU TÉLÉTRAVAIL

Les avantages

Pour le salarié :

• Une plus grande liberté pour organiser ses activités ;

• Une meilleure qualité de vie et un plus grand épanouissement dans son travail ;

• Moins de fatigue et moins de stress puisque le salarié n’est plus dépendant des transports et des conditions de circulation. Par ailleurs, il peut s’accorder des pauses de meilleure qualité ;

• Le gain du temps de transport peut être réinvesti dans la sphère personnelle ou professionnelle ;

• Plus d’autonomie et d’efficacité car le télétravailleur est maître de son organisation et n’est pas ralenti par des interruptions intempestives ou des réunions ;

• Des économies de transport et de repas, donc une augmentation du pouvoir d’achat.

Pour l’employeur :

• Un meilleur engagement et une plus grande responsabilisation du télétravailleur : des salariés investis sont toujours plus efficaces ;

• Une baisse de l’absentéisme ;

• Une économie des frais de structure : bureaux, électricité, chauffage, matériel… Un roulement des salariés en télétravail permet même de diminuer la surface de bureaux nécessaire, et donc le loyer associé. A l’extrême, certaines sociétés n’emploient que des salariés à distance et ne disposent que d’un simple bureau d’accueil ;

• La non nécessité d’adapter les locaux de l’entreprise pour l’emploi d’un travailleur en situation de handicap ;

• La possibilité de recruter du personnel éloigné du lieu de l’entreprise (compétences non disponibles à proximité).

Les inconvénients

Pour le salarié :

• Un risque d’isolement social, de dilution du sentiment d’appartenance à l’entreprise, d’altération de l’esprit d’équipe. C’est pourquoi il est important que le salarié dispose de tous les moyens de communication nécessaires pour rester régulièrement en contact avec ses collègues ;

• Un risque de tensions liées à des malentendus ou à l’impression d’être moins bien informé que les collègues présents sur le site ;

• Un risque d’interférences entre vie privée et vie professionnelle ;

• Un risque d’augmentation du temps de travail par excès de concentration. Le mieux pour le salarié est de s’astreindre aux mêmes horaires de travail que s’il se trouvait dans les locaux de son entreprise ;

• Le danger de voir freiner son évolution de carrière.

Pour l’employeur :

• La difficulté à évaluer avec fiabilité le travail réalisé à distance : mesure des résultats, décompte des heures travaillées… « Alors que le télétravail fait figure de normalité dans les pays scandinaves depuis plusieurs années, nos entreprises doivent changer leur vision du travail et de la productivité, afin de se libérer de leurs réticences et prendre le pas technologique qui les inscrira dans les pratiques professionnelles de demain » commente Emmanuel Schupp, directeur général de Citrix France.

• La difficulté à manager des collaborateurs à distance. Où mettre le curseur du suivi entre confiance et « flicage » ?

4 points de vigilance pour gommer les risques…

Avant d’accepter ou de proposer un dispositif de télétravail, l’employeur devra prendre un minimum de précaution par rapport au profil du salarié concerné. Celui-ci devra démontrer :

• Une autonomie et une discipline suffisante dans la réalisation de son travail, avec un sens aigu de l’organisation ;

• Une ancienneté minimum dans la société afin de s’assurer d’une bonne connaissance du mode de fonctionnement de l’entreprise ;

• Des capacités à aller chercher l’information lui-même, à alerter et à faire du reporting.

• Des compétences confirmées sur l’utilisation des TIC et un premier niveau de capacité de maintenance informatique.

… Et 2 préconisations

• Opter pour un télétravail pendulaire : trois jours par semaine maximum ou 1 semaine sur deux ;

• Débuter par une phase d’expérimentation pendant laquelle le manager recueille les observations du salarié en termes de gestion des horaires, d’outils de suivi, de reporting, d’outils de communication….

 

LE TÉLÉTRAVAIL : FACTEUR DE CONCENTRATION ET DE PRODUCTIVITÉ

Selon Cécilia Durieu, directrice associée de Greenworking « En open space, le salarié est interrompu dans son travail environ 150 fois par jour alors que le télétravailleur n’est confronté qu’à 40 ou 50 perturbations journalières ». Or, moins de perturbations engendre plus de concentration. Sans compter le stress et la fatigue économisés par l’absence de transport pour aller travailler. Or, moins de fatigue génère plus d’efficacité.

 

 LE MANAGEMENT A DISTANCE

Si l’accord d’entreprise, la charte « télétravail », élaboré par l’employeur ou la convention de branche donne un cadre d’exercice du télétravail très général, il revient au manager d’orchestrer ce mode d’organisation au quotidien. Or, le télétravail transforme les repères du management classique, en termes de coordination et de motivation… et modifie les relations qui passent de la supervision directe à la confiance.

Aussi, le passage au télétravail implique des ajustements managériaux et nécessite de revisiter les modes de fixation des objectifs, ainsi que les modes d’échange et de reporting.

10 bonnes pratiques de management à distance

Faites confiance : instituez un management par objectifs mais oubliez le contrôle au quotidien.

Définissez des modes opératoires précis : les plages de joignabilité, la fréquence des reportings, les modalités de rendez-vous téléphoniques ou de visioconférence, la procédure à suivre en cas d’urgence, les bonnes pratiques de sécurisation en matière de transmission des données…

Communiquez des objectifs clairs, individuels mais aussi par équipe (chiffres, délais, points d’étapes…). A cet effet, houseofcadres.fr évoque des « logiciels de gestion de tâches ou de suivi de projet tels que Trello, Todoist, Taskworld… qui permettent à chaque collaborateur de visualiser les projets en cours, la répartition des responsabilités et de suivre l’avancement des dossiers. »

Privilégiez le téléphone. Le « tout e-mail » est peu propice à l’échange sincère et convivial. Il tend à rompre le lien humain. Il est préférable de privilégier le contact direct par téléphone ou visio-conférence. L’avantage est double : le télétravailleur se sent soutenu et impliqué tandis que le manager peut percevoir l’état émotionnel (inquiétude, stress, détermination…) de son collaborateur. Du coup, le manager peut transmettre des signaux adaptés : encouragement, connivence, enthousiasme… propices à entretenir un lien personnel et à prévenir tout sentiment d’isolement ou de démotivation.

Multipliez les outils collaboratifs comme l’agenda électronique, le serveur partagé, les outils de co-rédaction pour mettre en commun les informations et permettre la modification synchronisée des documents de travail, un réseau intra-entreprise, un forum de discussion, un blog communautaire ou des wikis (pages web collaboratives) pour s’entraider et partager les bonnes pratiques de chacun.

Entretenez l’esprit d’équipe en organisant des réunions hebdomadaires, dans l’entreprise ou par visio-conférence, ritualisées à date et à heure fixe. Des moments de convivialité peuvent aussi être organisés pour susciter des échanges plus informels… comme à la machine à café.

Accompagnez encore plus et adressez du feed-back. Etre autonome ne signifie pas être livré à soi-même et le télétravailleur a besoin de se sentir guidé et mis en confiance. D’où la nécessité de l’accompagner et de l’orienter en permanence avec diplomatie, mesure et psychologie.

Lâchez du lest sur les horaires : faites confiance et laissez de l’autonomie sur les rythmes de travail du salarié. En principe, un collaborateur qui se sent responsabilisé optimise la gestion de son temps. Evitez donc les avalanches de mails et d’appels téléphoniques qui peuvent donnent l’impression d’être « fliqué ».

Proposez des cessions de formation et d’accompagnement aux usages, novations et principes de précaution des TIC.

Développez les compétences via des formations et des parcours professionnels afin que le télétravailleur ne se sente « out ».

 

© WavebreakmediaMicro

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TELETRAVAIL ET SECURITE INFORMATIQUE

Pour éviter la perte de données, l’intrusion par un tiers dans des fichiers sensibles ou la contamination du système global de l’entreprise via une faille de sécurité du matériel du salarié,

Plusieurs mesures préventives sont à prendre :

• Assurer une gestion stricte des accès aux ressources ;

• Disposer d’un environnement de travail sécurisé depuis l’ordinateur, le smartphone ou la tablette du télétravailleur ;

• Mettre en oeuvre un système de protection antivirus afin d’éviter les risques de contamination ;

• Echanger les données de façon cryptée et sécurisée ;

• Disposer d’une messagerie professionnelle sécurisée ;

• Prévoir des fonctionnalités de blocage ou de suppression des données à distance en cas de perte ou de vol ;

• Rédiger des notes d’information et des consignes de sécurité, éventuellement assorties de sanctions en cas de non-respect.

Le cloud comme clé de sécurité ?

Pour cloisonner l’utilisation personnelle de l’utilisation professionnelle sur un même ordinateur, la solution la plus adaptée semble être la mise en place d’une plateforme de bureau virtuel, via le cloud. Cet environnement de travail permet de synchroniser les données professionnelles tout en garantissant un espace d’échange sécurisé (ex : NAS).

 

Les mesures préventives minimum

Utiliser un mot de passe et être attentif à la gestion des supports USB est nécessaire mais pas suffisant.

Si vous travaillez à votre domicile :

• Utilisez un ordinateur dédié à votre travail, fourni ou non par l’employeur, dont l’accès est interdit aux autres membres du foyer. Pour des raisons de confidentialité, mais aussi pour éviter que le poste de travail serve à consulter des sites illégaux, porteurs de virus.

• Installez un système de sauvegarde des données : service de stockage en réseau (NAS) ou solution cloud sécurisé si vous n’êtes pas connecté directement au réseau de l’entreprise via un VPN (réseau privé virtuel).

Si vous oeuvrez en centre de télétravail

• Utilisez un ordinateur portable sécurisé par votre entreprise ;

• Faites éventuellement chiffrer votre disque dur ;

• Apportez votre matériel avec vous pendant la pause déjeuner ;

• Idem pour les clés USB ou disques externes car il est très facile via ces supports d’infecter ou de détruire un ordinateur.

Dans tous les cas,

• Utilisez un VPN pour sécuriser vos communications, surtout si vous utilisez une connexion ethernet ou un réseau Wi-Fi (Wi-Fi public totalement déconseillé).

Toutes ces préconisations, applications et outils sont en constante évolution. C’est pourquoi il est fortement conseillé de se faire accompagner sur le long terme par un spécialiste de la sécurité informatique.

© Katarzyna Bialasiewicz

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Yves Guérin

Principales sources utilisées :

teletravailler.fr, latribune.fr, humanité.fr, houseofcadres.fr, Citrix France (Sécurité informatique)

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